SKOP

1. Din il-politika timmira li tirregola ż-żamma, manutenzjoni u dispożizzjoni ta’ dokumentazzjoni, kemm dik personali kif ukoll tipi oħra, fl-Uffiċċju tar-Regolatur, Għoti ta’ Ċittadinanza għal Servizzi Eċċezzjonali (UR-GħĊSE) kif provdut fl-Att dwar iċ-Ċittadinanza Maltija, Kap 188, u skont il-prinċipji ta’ Protezzjoni tad-Data u l-Att tal-Arkivji Nazzjonali, Kap. 477 , u proviżjonijiet oħra legali fil-Liġi Maltija.

SFOND

2. Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (RĠPD) jistabbilixxi l-prinċipju li data personali u data personali sensittiva m’għandhomx jinżammu għal perjodi itwal milli meħtieġ, filwaqt li l-Att tal-Arkivji Nazzjonali jressaq il-prinċipju li jinżammu rekords ta’ valur storiku. F’dan il-kuntest l-UR-GħĊSE qed jistabbilixxi politika ta’ żamma għal kull tip ta’ data u dokumentazzjoni li jiġbor u jipproċessa bl-iskop li jassigura li d-dispożizzjonijiet tar-Regolament u l-Att tal-Arkivji Nazzjonali jiġu esegwiti

OĠĠETTIVI

3. Din il-politika għandha l-għan li tilħaq dawn l-oġġettivi:

a) Tirregola ż-żamma u d-dispożizzjoni tat-tipi varji ta’ dokumentazzjoni kemm jekk miżmumin f’formati manwali jew elettroniċi ġewwa l-UR-GħĊSE, filwaqt li tirrispetta l-prinċipju ta’ Protezzjoni ta’ Data illi data personali m’għandhiex tinżamm għal perjodu itwal minn dak meħtieġ;

b) Ikun żgurat li rekords ta’ valur storiku dejjiemi jinżammu għal-posterita;

c) Tiddisponi minn dokumentazzjoni li m’għadhiex meħtieġa u rilevanti u li qed tokkupa spazju li jista’ jintuża għal raġunijiet oħra, filwaqt li tiżgura li dokumentazzjoni (anonima) importanti tinżamm b’mod sikur għal referenza futura;

d) Tippromwovi d-diġitizzazzjoni ta’ dokumentazzjoni, safejn hu raġonevolment possibbli sabiex timminimizza l-użu ta’ dak l-ispazju meħtieġ għaż-żamma ta’ dokumentazzjoni, u wkoll sabiex tippromwovi l-użu sostenibbli tal-karta u ta’ apparat konsumabbli għal stampar.

AMMINISTRAZZJONI

4. Dokumentazzjoni hija miżmuma u rreġistrata miż-żewġ Taqsimiet li jiffurmaw l-UR-GħĊSE, jiġifieri t-Taqsima tal-Amministrazzjoni u t-Taqsima ta’ Monitoraġġ u Ivvetjar tal-UR-GħĊSE. Din il-politika għalhekk hija applikabbli għad-dokumentazzjoni kollha relatata. Ser tkun ir-responsabbiltà tat-Taqsimiet imsemmija hawn fuq u tal-Kontrollur tad-Data tal-UR-GħĊSE, is-Sur Carmel L. De Gabriele, sabiex jiżguraw li d-dispożizzjonijiet kollha ta’ din il-politika jiġu rrispettati.

DOKUMENTAZZJONI MIŻMUMA FL-UR-GħĊSE

5. Bħala parti mir-rekwiżiti operattivi tagħha, l-UR-GħĊSE titlob, iżżomm u tmantjeni firxa ta’ dokumentazzjoni fosthom data personali. Id-diversi tipi ta’ dokumentazzjoni utilizzati mil-UR-GħĊSE jistgħu jiġu kategorizzati kif ġej:

a) Data Personali tal-Uffiċjali li jiffurmaw parti mill-UR-GħĊSE;

b) Rekords ta’ attendenza u assenza;

c) Rekords relatati mad-dixxiplina;

d) Rekords finanzjarji u dokumentazzjoni marbuta ma’ xiri;

e) Rekords mediċi;

f) Rekords ta’ ivvettjar ta’ applikazzjonijiet tal-PII u tal-GħĊSE;

g) Ilmenti marbutin mal-PII u mal-GħĊSE;

h) Korrispondenza ġenerali (manwali u / jew f’format elettroniku).

Ta’ min wieħed jinnota li t-tneħħija ta’ dettalji ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe dokument, f’mod li jġibuh f’format anonimu, titqies bħala mħassra fiżikament għall-iskop tar-RĠPD u għalhekk tali dokument jista’ jinżamm b’mod indefinit għal ipproċessar fil-futur.

SIGURTÀ TAD-DOKUMENTAZZJONI

6. Dokumentazzjoni tinżamm f’post aċċessibli imma sigur b’aċċess adegwat għal uffiċjali li għandhom il-livell ta’ approvazzjoni meħtieġ sabiex jaċċessaw id-dokumentazzjoni rilevanti. Fil-każ ta’ dokumenti b’data personali sensittiva b’livelli ogħla ta’ approvazzjoni għal aċċess, il-protokolli ta’ kontroll ta’ aċċess huma mħarsa b’mod sħiħ, sabiex jiġi żgurat li dawk biss li jkollhom l-approvazzjoni tas-sigurtà meħtieġa jkollhom aċċess għal tali dokumentazzjoni.

7. Fil-każ ta’ data personali, ir-RĠPD jistipula wkoll li dawk biss meħtieġa biex jipproċessaw data personali għandu jkollhom aċċess għal dawn ir-rekords personali.

8. Uffiċjali li jinstabu li jiksru dawn il-protokolli ta’ sigurtà, u għalhekk bi ksur tar-RĠPD, ikunu soġġetti għal azzjoni dixxiplinarja.

REKORDS MANWALI U/JEW ELETTRONIĊI

9. F’termini ta’ perjodi ta’ żamma, irid jingħad illi l-istess perjodu ta’ żamma japplika kemm għal data elettronika kif ukoll għal data manwali.

PERJODU TA’ ŻAMMA

10. Iż-żamma ta’ kategoriji differenti ta’ dokumenti hi rregolata minn ħtiġijiet, leġislazzjonijiet u/jew regolamenti differenti.

L-iskeda t’hawn taħt turi l-obbligi ta’ żamma għall-kategoriji varji ta’ dokumentazzjoni fl-UR-GħĊSE:

KONKLUŻJONI

Din il-politika dwar iż-żamma ta’ dokumentazzjoni timmira li jintlaħaq bilanċ bejn iż-żamma ta’ informazzjoni utli u bis-sens (b’rispett lejn id-dispożizzjonijiet leġislattivi rilevanti) u d-dispożizzjoni ta’ data li m’għadx hemm il-ħtieġa tagħhom u li qed tinżamm għalxejn. Data li trid tiġi distrutta wara d-dati stabbiliti jiġu disposti b’mod effiċjenti sabiex jiġi assigurat li tali informazzjoni ma’ tibqax iktar disponibbli fl-UR-GħĊSE. Kontrolluri tal-Protezzjoni tad-Data, Kapijiet u Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Data huma mgħarrfa dwar il-perjodi ta’ żamma u ser joħorġu struzzjonijiet lill-Uffiċjali rilevanti sabiex isegwu l-proċeduri indikati.

Ta’ min wieħed jinnota li data anonima jew li tikkonsisti fi statistika ma taqax fil-parametri ta’ din il-Politika ta’ Żamma peress li ma jitqiesux li fihom data personali.

F’konformita mad-disposizzjonijiet tal-Att dwar l-Arkivji Nazzjonali, Kap. 477, din il-politika ġiet riveduta u approvata mill-Arkivji Nazzjonali qabel ma ġiet implimentata. F’kaz li l-Uffiċċju tar-Regolatur, Għoti ta’ Ċittadinanza għall-Servizzi Eċċezzjonali ma jibqax operattiv, jew ikun hemm bidla fi-politika għaż-żamma tar-rekords li skont dan id-dokument qed jinżammu fuq perjodu indefinit, l-Arkivji Nazzjonali jridu jiġu kkonsultati sabiex jevalwaw il-valur storiku dejjiemi potenzjali tar-rekords in kwistjoni.

Data ta’ Implimentazzjoni: Marzu 2021

(REP 2021-02)